Kurzantwort
Selbständige können in Österreich 2026 alle betrieblich veranlassten Ausgaben absetzen:Arbeitsplatzpauschale (1.200 € oder 300 €), Büroausstattung, EDV-Kosten, Fahrzeugkosten (0,42 €/km), Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung und Marketing. Wichtig: klare Abgrenzung zu Privatausgaben und ordnungsgemäße Belegführung. GWG bis 1.000 € sind sofort absetzbar.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern direkt Ihren steuerpflichtigen Gewinn und damit die zu zahlende Steuer.
Grundprinzipien der Betriebsausgaben
1. Betriebliche Veranlassung
Die Ausgabe muss objektiv dem Betrieb dienen. Private Nutzung schließt Betriebsausgabenabzug nicht automatisch aus, aber der betriebliche Anteil muss klar abgrenzbar sein.
2. Tatsächliche Aufwendung
Die Ausgabe muss tatsächlich entstanden und bezahlt worden sein. Rückstellungen sind nur in bestimmten Fällen zulässig.
3. Abgrenzung zu Privatausgaben
Gemischte Aufwendungen (beruflich + privat) müssen aufgeteilt werden. Typische Aufteilung bei Handy/Internet: 40-60% betrieblich, je nach Nutzungsintensität.
Vollständige Betriebsausgaben Checkliste 2026
Arbeitsplatz & Büro
Typ 1: 1.200 € (hohe fachliche Anforderungen, überwiegend PC-Arbeit)
Typ 2: 300 € (niedrige Anforderungen, einfache Bürotätigkeit)
Bei Homeoffice: Fläche des Arbeitszimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche
Schreibtisch, Bürostuhl, Regale, Beleuchtung
Papier, Stifte, Ordner, Druckerpatronen, Briefumschläge
EDV & Kommunikation
GWG bis 1.000 € sofort absetzbar, darüber AfA über Nutzungsdauer
Microsoft Office, Adobe Creative Suite, Buchhaltungssoftware
Dropbox, Google Workspace, AWS, Hosting-Kosten
Typisch 40-60% betrieblich, je nach Nutzung
Betrieblicher Anteil klar dokumentieren
Fahrzeug & Reisen
Einfachste Variante für betriebliche Fahrten mit Privatfahrzeug
Treibstoff, Reparaturen, Versicherung, AfA anteilig nach betrieblicher Nutzung
Bahntickets, Flugkosten, Öffi-Karten für Geschäftsreisen
Inland: 26,40 €/Tag (über 3h Abwesenheit)
Nächtigungskosten: angemessene Hotelkosten
Versicherungen & Vorsorge
Kranken- und Pensionsversicherung als Betriebsausgabe absetzbar!
Schutz vor Schadenersatzansprüchen Dritter
Nur der betriebliche Anteil absetzbar
Schutz vor Hackerangriffen und Datenverlust
Marketing & Werbung
Webseitenerstellung, Domaingebühren, Server-Hosting
Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, Instagram-Werbung
Visitenkarten, Flyer, Broschüren, Messestände
Geschäftsessen mit Kunden, Geschäftspartner. Dokumentation erforderlich!
Weiterbildung & Wissen
Kurse, Workshops, Online-Trainings, Zertifizierungen
Bücher, Magazine, digitale Publikationen
Teilnahmegebühren, Networking-Events, Branchentreffen
Beratung & Dienstleistungen
Beratung, Steuererklärung, laufende Buchführung
Vertragsberatung, Geschäftsstreitigkeiten, AGB-Erstellung
Externe Buchhaltung, Personalverrechnung
Projektbasierte Zusammenarbeit, Auslagerung von Tätigkeiten
Sonstige Betriebsausgaben
Bis 1.000 € netto sofort absetzbar
Kontoführung, Überweisungen, Kreditkartengebühren
Briefporto, Paketversand, Expresslieferungen
WKO-Beitrag, Berufsverbände, Kammern
Nicht als Betriebsausgabe absetzbar
• Reine Privatausgaben (Lebensmittel, private Kleidung, Freizeitaktivitäten)
• Strafen und Bußgelder (Verkehrsstrafen, behördliche Strafen)
• Repräsentationskleidung (normale Anzüge, Kostüme - außer Berufskleidung)
• Privatanteil gemischter Aufwendungen ohne ordnungsgemäße Aufteilung
• Aufwendungen für private Lebensführung (Miete Privatwohnung ohne Arbeitszimmer)
Arbeitsplatzpauschale 2026 im Detail
| Typ | Betrag | Voraussetzungen |
|---|---|---|
| Typ 1 | 1.200 € | • Überwiegend Computer-/Büroarbeit • Hohe fachliche Anforderungen • Qualifizierte Tätigkeit |
| Typ 2 | 300 € | • Einfache Bürotätigkeit • Niedrige fachliche Anforderungen • Routine-Tätigkeiten |
Wichtig: Die Arbeitsplatzpauschale kann alternativ zu tatsächlichen Kosten gewählt werden. Bei höheren tatsächlichen Kosten lohnt sich die Einzelaufstellung.
GWG-Grenze: 1.000 € optimal nutzen
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 1.000 € netto können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
GWG vs. Abschreibung (AfA)
| Anschaffungskosten | Behandlung | Steuerlicher Vorteil |
|---|---|---|
| Bis 1.000 € netto | Sofort absetzbar (GWG) | Volle Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung |
| Über 1.000 € netto | Abschreibung (AfA) | Aufteilung über Nutzungsdauer (z.B. 3 Jahre) |
Praxis-Tipp: GWG-Grenze optimal nutzen
Bei Anschaffungen knapp über 1.000 € prüfen, ob eine Aufteilung sinnvoll ist. Beispiel: Laptop um 1.100 € + externe Maus um 50 € separat kaufen → beide unter GWG-Grenze → sofort absetzbar.
Bewirtungskosten: 50%-Regel beachten
Bewirtungsaufwendungen für Geschäftspartner sind nur zu 50% als Betriebsausgabeabsetzbar. Die Dokumentationspflichten sind streng.
Voraussetzungen für Absetzbarkeit
Kunden-/Geschäftspartner-Bewirtung mit nachweisbarem betrieblichem Bezug
Kosten müssen in angemessenem Verhältnis zum Geschäftszweck stehen
• Datum, Ort, Teilnehmer
• Geschäftlicher Anlass
• Originalrechnung
• Bei Bargeschäften: Eigenbeleg
Berechnungsbeispiel: Steuerersparnis durch Betriebsausgaben
EPU Grafik-Designer, Umsatz: 50.000 €
Typische Betriebsausgaben:
Steuerliche Auswirkung:
Wichtiger Hinweis: Durch ordnungsgemäße Dokumentation der Betriebsausgaben spart dieser EPU rund 2.825 € Steuern pro Jahr!
Praktische Tipps für Selbständige
Apps wie "Steuer-Sparbuch" oder "Lexware" für automatische Belegerfassung nutzen. Fotos von Belegen sofort nach dem Kauf machen.
Geschäftskonto von Privatkonto trennen. Erleichtert die Buchführung und Belegzuordnung erheblich.
Bei wenigen Fahrten: Kilometergeld (0,42 €/km). Bei viel Nutzung: Fahrtenbuch und tatsächliche Kosten oft günstiger.
Einreichung bis 30. April des Folgejahres (bei Steuerberater bis 31. Juli). Belege 7 Jahre aufbewahren!
Bei gemischten Aufwendungen (privat/betrieblich) die Aufteilung nachvollziehbar begründen und dokumentieren.
Häufige Fragen zu Betriebsausgaben
Was sind die wichtigsten Betriebsausgaben für Selbständige?
Die wichtigsten Betriebsausgaben für Selbständige umfassen: Arbeitsplatzpauschale (1.200 € oder 300 €), Büroausstattung, EDV-Kosten, Fahrzeugkosten (0,42 €/km), Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung und Marketing. Diese können direkt von der Steuer abgesetzt werden.
Wie hoch ist die Arbeitsplatzpauschale 2026?
Die Arbeitsplatzpauschale 2026 beträgt für Typ 1 (hohe Anforderungen) 1.200 € und für Typ 2 (niedrige Anforderungen) 300 €. Typ 1 gilt bei überwiegender Bürotätigkeit mit Computer und hohen fachlichen Anforderungen.
Was ist die GWG-Grenze für Selbständige?
Die GWG-Grenze (Geringwertige Wirtschaftsgüter) beträgt 1.000 € netto. Anschaffungen bis zu diesem Betrag können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden, ohne Abschreibung über mehrere Jahre.
Sind SVS-Beiträge als Betriebsausgabe absetzbar?
Ja, SVS-Beiträge (Sozialversicherung der Selbständigen) können als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dies umfasst sowohl die Kranken- als auch die Pensionsversicherungsbeiträge für Selbständige.