Kurzantwort
Selbständige können in Österreich 2026 alle betrieblich veranlassten Ausgaben absetzen:Arbeitsplatzpauschale (1.200 € oder 300 €), Büroausstattung, EDV-Kosten, Fahrzeugkosten (0,50 €/km), Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung und Marketing. Wichtig: klare Abgrenzung zu Privatausgaben und ordnungsgemäße Belegführung. GWG bis 1.000 € sind sofort absetzbar.
Was sind Betriebsausgaben?
Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Sie mindern direkt Ihren steuerpflichtigen Gewinn und damit die zu zahlende Steuer.
Grundprinzipien der Betriebsausgaben
1. Betriebliche Veranlassung
Die Ausgabe muss objektiv dem Betrieb dienen. Private Nutzung schließt Betriebsausgabenabzug nicht automatisch aus, aber der betriebliche Anteil muss klar abgrenzbar sein.
2. Tatsächliche Aufwendung
Die Ausgabe muss tatsächlich entstanden und bezahlt worden sein. Rückstellungen sind nur in bestimmten Fällen zulässig.
3. Abgrenzung zu Privatausgaben
Gemischte Aufwendungen (beruflich + privat) müssen aufgeteilt werden. Bei Handy/Internet ist der betriebliche Anteil im Einzelfall zu schätzen und zu dokumentieren (in der Praxis oft 40-60%, das ist eine Faustregel und keine amtliche Quote).
Vollständige Betriebsausgaben Checkliste 2026
Arbeitsplatz & Büro
Großes Pauschale: 1.200 € (andere aktive Erwerbseinkünfte max. 13.539 €)
Kleines Pauschale: 300 € (andere aktive Erwerbseinkünfte darüber), plus ergonomisches Mobiliar bis 300 €/Jahr
Voraussetzung: kein anderer Raum steht für die Tätigkeit zur Verfügung
Nur bei steuerlich anerkanntem Arbeitszimmer (ausschließlich betriebliche Nutzung, Mittelpunkt der Tätigkeit): Fläche im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche. Nicht mit dem Arbeitsplatzpauschale kombinierbar.
Schreibtisch, Bürostuhl, Regale, Beleuchtung
Papier, Stifte, Ordner, Druckerpatronen, Briefumschläge
EDV & Kommunikation
GWG bis 1.000 € sofort absetzbar, darüber AfA über Nutzungsdauer
Microsoft Office, Adobe Creative Suite, Buchhaltungssoftware
Dropbox, Google Workspace, AWS, Hosting-Kosten
Betrieblicher Anteil nach Nutzung schätzen und dokumentieren (Faustregel oft 40-60%)
Betrieblicher Anteil klar dokumentieren
Fahrzeug & Reisen
Einfachste Variante für betriebliche Fahrten mit Privatfahrzeug
Treibstoff, Reparaturen, Versicherung, AfA anteilig nach betrieblicher Nutzung
Bahntickets, Flugkosten, Öffi-Karten für Geschäftsreisen
Inland: 30 €/Tag bzw. 2,50 € je angefangener Stunde (ab mehr als 3 Stunden, Werte seit 2025)
Nächtigungskosten: tatsächliche Hotelkosten oder 17 € Pauschale pro Nacht
Versicherungen & Vorsorge
Kranken- und Pensionsversicherung als Betriebsausgabe absetzbar!
Schutz vor Schadenersatzansprüchen Dritter
Nur der betriebliche Anteil absetzbar
Schutz vor Hackerangriffen und Datenverlust
Marketing & Werbung
Webseitenerstellung, Domaingebühren, Server-Hosting
Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads, Instagram-Werbung
Visitenkarten, Flyer, Broschüren, Messestände
Geschäftsessen nur zur Hälfte absetzbar, wenn sie nachweislich der Werbung dienen. Dokumentation erforderlich!
Weiterbildung & Wissen
Kurse, Workshops, Online-Trainings, Zertifizierungen
Bücher, Magazine, digitale Publikationen
Teilnahmegebühren, Networking-Events, Branchentreffen
Beratung & Dienstleistungen
Beratung, Steuererklärung, laufende Buchführung
Vertragsberatung, Geschäftsstreitigkeiten, AGB-Erstellung
Externe Buchhaltung, Personalverrechnung
Projektbasierte Zusammenarbeit, Auslagerung von Tätigkeiten
Sonstige Betriebsausgaben
Bis 1.000 € netto sofort absetzbar
Kontoführung, Überweisungen, Kreditkartengebühren
Briefporto, Paketversand, Expresslieferungen
WKO-Beitrag, Berufsverbände, Kammern
Nicht als Betriebsausgabe absetzbar
• Reine Privatausgaben (Lebensmittel, private Kleidung, Freizeitaktivitäten)
• Strafen und Bußgelder (Verkehrsstrafen, behördliche Strafen)
• Repräsentationskleidung (normale Anzüge, Kostüme - außer Berufskleidung)
• Privatanteil gemischter Aufwendungen ohne ordnungsgemäße Aufteilung
• Aufwendungen für private Lebensführung (Miete Privatwohnung ohne Arbeitszimmer)
Arbeitsplatzpauschale 2026 im Detail
| Typ | Betrag | Voraussetzungen |
|---|---|---|
| Großes Pauschale | 1.200 € | • Andere aktive Erwerbseinkünfte max. 13.539 € (2026) • Kein anderer Raum für die Tätigkeit verfügbar |
| Kleines Pauschale | 300 € | • Andere aktive Erwerbseinkünfte über 13.539 € (2026) • Kein anderer Raum für die Tätigkeit verfügbar • Zusätzlich absetzbar: ergonomisches Mobiliar bis 300 €/Jahr |
Wichtig: Wer ein steuerliches Arbeitszimmer (§ 20 Abs 1 Z 2 lit d EStG) geltend macht, bekommt kein Arbeitsplatzpauschale. Es gilt: entweder Pauschale oder tatsächliche Arbeitszimmerkosten (nur bei ausschließlich betrieblicher Nutzung und Mittelpunkt der Tätigkeit).
GWG-Grenze: 1.000 € optimal nutzen
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 1.000 € können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Die Grenze gilt netto bei Vorsteuerabzug; für nicht regelbesteuerte Kleinunternehmer zählt der Bruttopreis.
GWG vs. Abschreibung (AfA)
| Anschaffungskosten | Behandlung | Steuerlicher Vorteil |
|---|---|---|
| Bis 1.000 € netto | Sofort absetzbar (GWG) | Volle Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung |
| Über 1.000 € netto | Abschreibung (AfA) | Aufteilung über Nutzungsdauer (z.B. 3 Jahre) |
Praxis-Tipp: GWG-Grenze optimal nutzen
Maßgeblich ist der Wert pro einzelnem, selbständig nutzbarem Wirtschaftsgut. Beispiel: Ein Laptop um 1.100 € liegt über der Grenze und muss abgeschrieben werden. Separat nutzbares Zubehör wie eine externe Maus um 50 € ist ein eigenes GWG und sofort absetzbar, auch wenn beides auf einer Rechnung steht.
Bewirtungskosten: 50%-Regel beachten
Bewirtung von Geschäftsfreunden ist als Repräsentationsaufwand grundsätzlich nicht absetzbar. Nur wenn die Bewirtung nachweislich der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt, sind 50% als Betriebsausgabe absetzbar. Die Dokumentationspflichten sind streng.
Voraussetzungen für Absetzbarkeit
Die Bewirtung dient der Werbung (z.B. konkretes Geschäftsgespräch), die betriebliche Veranlassung überwiegt weitaus
Kosten müssen in angemessenem Verhältnis zum Geschäftszweck stehen
• Datum, Ort, Teilnehmer
• Geschäftlicher Anlass
• Originalrechnung
• Bei Bargeschäften: Eigenbeleg
Berechnungsbeispiel: Steuerersparnis durch Betriebsausgaben
EPU Grafik-Designer, Umsatz: 50.000 €
Typische Betriebsausgaben:
Steuerliche Auswirkung:
Wichtiger Hinweis: Durch ordnungsgemäße Dokumentation der Betriebsausgaben spart dieser EPU rund 4.500 € Steuern pro Jahr (vereinfachte Rechnung ohne Gewinnfreibetrag und Absetzbeträge).
Praktische Tipps für Selbständige
Apps wie "Steuer-Sparbuch" oder "Lexware" für automatische Belegerfassung nutzen. Fotos von Belegen sofort nach dem Kauf machen.
Geschäftskonto von Privatkonto trennen. Erleichtert die Buchführung und Belegzuordnung erheblich.
Bei wenigen Fahrten: Kilometergeld (0,50 €/km). Bei viel Nutzung: Fahrtenbuch und tatsächliche Kosten oft günstiger.
Einreichung bis 30. April des Folgejahres, via FinanzOnline bis 30. Juni (mit Steuerberater über die Quotenregelung deutlich länger). Belege 7 Jahre aufbewahren!
Bei gemischten Aufwendungen (privat/betrieblich) die Aufteilung nachvollziehbar begründen und dokumentieren.
Häufige Fragen zu Betriebsausgaben
Was sind die wichtigsten Betriebsausgaben für Selbständige?
Die wichtigsten Betriebsausgaben für Selbständige umfassen: Arbeitsplatzpauschale (1.200 € oder 300 €), Büroausstattung, EDV-Kosten, Fahrzeugkosten (0,50 €/km), Versicherungen, Weiterbildung, Steuerberatung und Marketing. Diese können direkt von der Steuer abgesetzt werden.
Wie hoch ist die Arbeitsplatzpauschale 2026?
Das Arbeitsplatzpauschale 2026 beträgt 1.200 €, wenn die anderen aktiven Erwerbseinkünfte maximal 13.539 € betragen, sonst 300 € (zusätzlich ergonomisches Mobiliar bis 300 €/Jahr). Voraussetzung: Es steht kein anderer Raum für die betriebliche Tätigkeit zur Verfügung.
Was ist die GWG-Grenze für Selbständige?
Die GWG-Grenze (Geringwertige Wirtschaftsgüter) beträgt 1.000 € (netto bei Vorsteuerabzug, brutto für nicht regelbesteuerte Kleinunternehmer). Anschaffungen bis zu diesem Betrag können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden, ohne Abschreibung über mehrere Jahre.
Sind SVS-Beiträge als Betriebsausgabe absetzbar?
Ja, SVS-Beiträge (Sozialversicherung der Selbständigen) können als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Dies umfasst sowohl die Kranken- als auch die Pensionsversicherungsbeiträge für Selbständige.